Les nouvelles versions 2015 des normes ISO 9001 et ISO 14001 n’exige plus de la Direction d’une entreprise d’avoir un Représentant, c’est-à-dire un Responsable Qualité, de même le manuel Qualité a lui aussi disparu de la liste des exigences. La fonction Responsable Qualité peut de ce fait être externalisée.
Et comme tous les auditeurs s’étaient rendus compte, au fil des années, que peu d’entreprises traitaient véritablement le chapitre « actions préventives », cette exigence a donc fini par évoluer elle aussi dans les nouvelles versions 2015 des normes ISO 9001 et ISO 14001. Le traitement des « actions préventives » devient une analyse des « risques et opportunités ». Comme toujours, les normes n’exigent pas de méthode ou d’outils particuliers.
L’AMDEC (Analyse des Modes de Défaillances, de leurs Effets et de leur Criticité) est un outil d’analyse globale de risque (produit, processus, système, contexte…) qui permet l’identification des risques, de pondérer les effets et d’envisager les actions préventives. Le déploiement systématique de l’AMDEC risque de paraitre disproportionné pour vos collaborateurs et vous aurez des problèmes à obtenir leur adhésion… Outil à déployer avec discernement.
L’économiste PARETO (1848-1923) avait démontré, qu’à son époque, seulement 20 % de ses compatriotes italiens détenaient 80% des richesses… Par la suite, les études statistiques ont vérifiés que de nombreux phénomènes obéissent à cette loi. Il suffirait donc de commencer par traiter ces 20% qui influencent 80% des phénomènes pour faire progresser significativement votre système.
Une des méthodes simples, que nous proposons à nos clients, pour analyser les « risques et opportunités » des processus est le SWOT. Lors des premières séances de formation, la prononciation de l’acronyme anglais « SWOT » a rappelé à certains stagiaires un tube des années 80 : « He said capitain ! I said WOT ? ».
La méthode SWOT commence par lister, pour chaque processus :
- ses FORCES (Strengths),
- ses FAIBLESSES (Weaknesses),
- ses OPPORTUNITES (Opportunities) et
- ses MENACES (Threats) internes et externes.
C’est un excellent travail de groupe qui plait aux pilotes des processus.
Les actions mises en œuvre relatives aux risques et opportunités doivent être proportionnelles à l’impact potentiel sur la conformité des produits et des services (c’est en fait l’ancienne exigence « actions préventives » formulée différemment).
La direction apprécie les comptes rendus des SWOT. La compilation des travaux d’analyse de tous les processus permet à la direction de l’organisme d’élargir sa vision stratégique.
Ce travail n’est en fait jamais achevé car l’analyse est à mettre à jour périodiquement. Pour notre part nous conseillons de la renouveler à l’occasion des audits internes annuels des processus, c’est-à-dire au moins une fois par an pour coller à la perpétuelle évolution des facteurs externes et internes qui influent sur la vie de l’entreprise.
Que dit la norme ISO 9001 version 2015 ?
L’organisation doit planifier :
- a) les actions à mettre en œuvre relatives aux risques et opportunités
- b) la manière de :
1) intégrer et mettre en œuvre ces actions au sein des processus
2) évaluer l’efficacité de ces actions.