Parmi les principales évolutions d’ISO 9001 et ISO 14001 version 2015, l’exigence § 4.1 est jugée comme « une évolution moyenne » de la norme comparée aux 2 autres évolutions considérées plus « importantes » : § 6.1 et la § 7.1.
L’auditeur doit challenger la direction et vérifier qu’il y a bien un lien et une totale cohérence entre les objectifs Qualité déclinés dans la politique Qualité et la vision du chef d’entreprise à moyen et à long terme pour les 3 à 5 ans à venir… Cette compréhension doit précéder toute activité de conception / mise en œuvre du système de management de la Qualité (SMQ). L’organisme est appelé à fournir des preuves objectives pour démontrer sa « Compréhension de l’organisme et de son contexte».
La compréhension de l’organisme et de son contexte est essentielle pour plusieurs raisons :
- Quel est le but de l’organisme, où veut l’emmener sa direction (Le Cap / vision à 3 – 5 ans) ?
- La nécessité, le but et les résultats escomptés du SMQ.
- L’appréciation de l’environnement opérationnel de l’organisme.
- Les produits et les services de l’organisme
- les attentes du SMQ
- les performances / informations disponibles
- les considérations juridiques et / ou réglementaires pertinentes.
Comment une entreprise peut-elle formaliser sa réponse à l’exigence du § 4.1 « Compréhension de l’organisme et de son contexte» ?
Les options sont nombreuses. En voici quelques exemples : élaboration d’un plan stratégiques ou d’un plan d’affaires, l’analyse PESTEL*, l’analyse SWOT**, registre des risques, rapport du consultant, analyse du marché, rapport d’audit, analyse des ventes, rapport des flux de trésorerie, rapport des note de crédit, minutes des réunions internes, analyse des réclamations clients…
L’investissement dans de nouvelles machines par exemple, peut être une question essentielle aux objectifs stratégiques de l’organisme et est potentiellement un facteur clé dans la conception des aspects opérationnels du SMQ.
Eviter d’enregistrer tous les problèmes, mais se concentrer sur ceux qui sont importants pour que l’organisme puisse atteindre son objectif et les résultats escomptés.
Comment démontrer de façon fiable que les exigences du § 4.1 sont remplies ?
Voici quelques suggestions :
- Alignement des problèmes identifiés internes / externes avec les raisons d’être de l’organisme.
- la stratégie de l’entreprise et les besoins du client ainsi que les attentes des autres parties intéressées pertinentes (dont actionnaires) se rejoignent.
- Les processus opérationnels sont conçus pour diminuer les risques identifiés et saisir les opportunités qui s’offrent à l’organisme.
- Démontrer que l’équipe de direction connait et est sensible aux contextes internes / externes
- Démontrer la totale cohérence avec les objectifs Qualité et le plan stratégique de l’organisme à moyen et à long terme (3 à 5 ans).
- Les résultats de la «Compréhension de l’Organisme et de son contexte» doivent être visibles, utilisés, revus, mis à jour et bénéfiques pour les entreprises.
- Formaliser et partager les enjeux internes et externes afin d’alimenter la définition de la politiques Qualité de l’entreprise
* PESTEL : en stratégie d’entreprise, l’analyse PESTEL (Politique, Economique, Sociologique, Technologique, Ecologique, Légal) est un modèle permettant d’identifier l’influence (positive ou négative) que peuvent exercer, sur une organisation, les facteurs macro-environnementaux.
** SWOT : L’analyse SWOT ou matrice SWOT est un outil de stratégie d’entreprise permettant de déterminer les options stratégiques envisageables au niveau d’un DAS. Le terme SWOT est un acronyme issu de l’anglais : Strengths (forces), Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunités), Threats (menaces).